نشست خبری، کنفرانس خبری یا به انگلیسی نیوزکانفرنس، یکی از ابزارهای برندها از جمله استارتاپ‌هاست که به عنوان بخشی از استراتژی اطلاع‌رسانی یا مارکتینگ استفاده می‌شود. از این رو اطلاع از چرایی و چگونگی برگزاری نشست خبری برای هر کسب وکاری از جمله یک استارتاپ امری ضروری و به عنوان بخشی از وظایف روابط عمومی یا واحد مارکتینگ آن کسب‌وکار محسوب می‌شود.
چرا باید نشست خبری برگزار کنیم؟
اولین سوالی که قبل از برگزاری یک نشست خبری باید از خود بپرسید این است که اصولا چه زمانی یک کسب‌وکار نیاز دارد که یک رویداد به نام نشست خبری برگزار کند؟ پاسخ ما به این سوال این است:
نشستهای خبری برگزار می‌شوند تا خبری را به گوش ذی‌نفعان برند برسانند.
توضیحی درباره یک اشتباه یا خطای سازمانی بدهند.
بحرانی سازمانی را هدایت، کنترل یا مهار کنند.
یا نشستهای خبری برگزار می‌شوند تا خبر رونمایی یک محصول، سرویس یا فیچر جدید را به مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه برند بدهند.
جایگاه نشست خبری در مارکتینگ و هویت برند یک استارتاپ
کنفرانس یا نشست خبری به هر شکل و هدفی که برگزار شود می‌تواند یک ابزار در راستای تقویت هویت و جایگاه برند باشد. نمونه‌ای است ساده و دم‌دستی از ایونت‌مارکتینگ که این روزها بیش از هر زمان دیگری موردتوجه برندهای ریز و درشت قرار گرفته است.
نشست خبری جایی است که هم می‌توانید روی فروش‌تان تاثیر بگذارید هم بخشی از فرهنگ سازمانی‌تان را به رخ دیگران از جمله رقبا بکشید.
نشست خبری می‌تواند چیزی شبیه نشست خبری سخنگوی دولت باشد که روزهای دوشنبه در کاخ ریاست‌جمهوری و با حضور خبرنگاران و عکاسان حوزه سیاسی، حوالی میدان پاستور برگزار می‌شود یا چیزی شبیه اپل‌ایونت که در آن آخرین محصولات این شرکت با حضور چندهزار نفر از شخصیت‌های مهم، روزنامه‌نگاران، بلاگرها و یوتیوبرهای سرشناس حوزه تکنولوژی معرفی می‌شوند. مقیاس نشست خبری به هدف، بودجه و محتوایی بستگی دارد که شما در کسب‌وکارتان تعریف کرده‌اید.
۳ کار که قبل از برگزاری یک نشست خبری موفق باید انجام دهید
برگزاری یک نشست خبری موفق و تاثیرگذار سه رکن اساسی دارد. اگر قبل از برگزاری کنفرانس خبری برندتان به این سه رکن درست فکر کنید و برای آن‌ها برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید می‌توانید با درصد بالایی مطمئن باشید که یک رویداد مختصر خبری خوب برای استارتاپ خود در پیش دارید.
الف- برنامه‌ریزی برای تشریفات یک نشست خبری
تشریفات یکی از وظایف ذاتی روابط عمومی کسب‌وکارهاست. اما تشریفات نشست خبری از آن جهت اهمیت مضاعفی دارد که شما در حال دعوت و میزبانی از اهالی رسانه هستید. رسانه‌ها همیشه در چنین نشست‌هایی وزن و فرهنگ یک کسب‌وکار را زیر نظر دارند. به همین دلیل در برنامه‌ریزی و انجام تشریفات یک نشست خبری ابتدا سوال‌هایی از این دست را لیست کنید و با دقت و وسواس پاسخ دهید:
رویداد را چه روزی برگزار کنیم؟
چه سالنی را اجاره کنیم؟
چه کسی مجری باشد؟
مهمانان را چطور و از چه طریقی دعوت کنیم؟
ترتیب سخنران‌ها چگونه باشد؟
اگر مراسم در دفتر خودمان باشد بخش‌های مختلف را به خبرنگاران نشان بدهیم یا خیر؟
محل مراسم یا زمان مراسم اگر چالش‌برانگیز باشد برای ایاب‌و‌ذهاب مهمانان اسنپ بگیریم یا خیر؟
تایم‌لاین یا زمان‌بندی کل مراسم چگونه باشد؟ از ساعت ورود تا ساعت خروج چه اتفاق‌هایی و در چه زمان‌هایی می‌افتد؟
فینگرفود بدهیم یا چای و شیرینی؟
کارت ورود و نام مهمانان را چطور طراحی کنیم؟ اصلا نیاز هست یا خیر؟
چه هدیه‌ای به مهمانان خود بدهیم؟
سوالاتی از این دست اولین دغدغه هر مدیری است که به فکر برگزاری یک نشست خبری برای برندش افتاده. معمولا برندهایی که واحد روابط عمومی باتجربه دارند در زمینه رتق‌و‌فتق تشریفات نشست خبری گرفتاری چندانی ندارند اما به هر صورت در زمینه جزئیات برگزاری یک رویداد خبری همیشه سوالاتی هست که نیاز به پاسخ دارند تا تشریفات نشست به درستی انجام شود.
ب- آماده کردن محتوای مناسب برای نشست خبری
اصل ماجرای برگزاری یک نشست خبری؛ ارائه محتوای مناسب به رسانه‌هاست. یعنی شما به عنوان یک استارتاپ یا برند کسب‌وکاری باید حرف‌هایی برای گفتن داشته باشید که از رسانه‌ها برای شنیدن آن‌ها دعوت به عمل آورید وگرنه نشست خبری‌تان در حد یک دورهمی بی‌فایده و چایی-شیرینی‌خوری وقت‌تلف‌کن به چشم خبرنگاران خواهد آمد.
از این رو قبل از برگزاری نشست خبری اهم مطالبی که مدیران ارشد استارتاپ‌تان می‌خواهند بیان کنند را آماده کنید. آمار و ارقام کسب وکارتان که محرمانه نیستند را روی کاغذ بیاورید و سناریویی برای صحبت‌ها و محتواهایتان بچینید.
برای اینکه محتوایی که در یک نشست خبری ارائه می‌دهید مخاطب‌پسند و رسانه‌پسندتر شود بهتر است این سوالات را از خودتان بپرسید:
در این رویداد خبری باید چه چیزهایی گفته شود؟
چه چیزهایی نباید گفته شود؟
چه سوالاتی ممکن است توسط خبرنگاران از شما پرسیده شود؟
از پرزنتیشن استفاده کنیم یا از روی کاغذ بخوانیم یا بدون کاغذ صحبت کنیم؟
از تاریخچه ماجرا را بگوییم یا اصل مطلب را تلگرافی بگوییم و تمام؟
از رقبا صحبت بشود یا نه؟
پنل پرسش و پاسخ بگذاریم یا به شکل تدتاک موضوع را داستان‌وار و جذاب مطرح کنیم؟
اگر سوالی پرسیده شود که جواب آن محرمانه باشد چطور پاسخ دهیم؟
اگر به جای سوال، به ما اتهامی زده شود چه گوییم؟
اگر از ما بخواهند در مورد یک موضوع که ربطی به نشست خبری ندارد موضع‌گیری کنیم چه واکنشی داشته باشیم؟
خودمان عکاسی و فیلم‌برداری کنیم یا برون‌سپاری کنیم؟
یک فکت شیت از قبل آماده کنیم و ابتدا یا پایان مراسم به خبرنگارن بدهیم یا خیر؟
آماده‌سازی محتوای خوب برای یک نشست خبری یعنی همه‌چیز. اصولا چیزی که از یک رویداد در ذهن شرکت‌کنندگان آن از جمله رسانه‌ها باقی می‌ماند تیترها و تک‌جمله‌هایی است که باید برای آن‌ها از قبل برنامه و استراتژی محتوایی داشت. اگر جز این باشد تنها به یک عده چای و نسکافه رایگان داده‌اید و وقتشان را در ترافیک شهر گرفته‌اید؛ همین!
یک نکته مهم: این روزها که برخی نشستهای خبری آنلاین برگزار می‌شود این خود کسب‌وکارها هستند که در پایان عکس‌هایی را برای خبرنگاران ارسال می‌کنند. یا حتی در نشست‌ها و رویدادهای خبری حضوری هم کسب‌وکارها خودشان ممکن است عکس‌های حرفه‌ای تولید کنند که بخواهند آن‌ها را در اختیار رسانه‌ها قرار دهند. این کار بسیار حرفه‌ای و پسندیده‌ای است. اما باید توجه داشته باشید که به هیچ وجه لوگوی خودتان را روی عکس‌ها واترمارک نکنید. چرا که شما با این کار فقط زحمت بریدن و کراپ کردن عکس و احتمالا خراب شدن کادرش را به رسانه‌ها تحمیل کرده‌اید.
ج- مشخص کردن کانال‌های توزیع محتوای نشست خبری
یک رویداد با بهترین استاندارد، تشریفات و اصول میزبانی، برگزار کرده‌اید، محتوای حرفه‌ای که تقویت‌کننده برند شما یا وایرال‌کننده یک محصول شماست را در آن ارائه داده‌اید اما فردا روز برگزاری، یک خط خبر از رویداد شما در هیچ رسانه‌ای کار نشده!
اینکه خبرتان را به چه کسانی بدهید؟ چه کسانی از چه رسانه‌های رسمی و غیررسمی در رویداد شما حضور داشته باشند، چطور خبرنگاران را دعوت کنید؟ کدام رسانه‌ها را باید با نامه رسمی و کدام‌ها را با چت کردن دعوت کنید و چطور با آن‌ها تعامل شود که خبر شما حداکثری کار شود مهم‌ترین بخش یا بهتر بگوییم دردسر برگزاری یک رویداد خبری برای یک برند است.
خیلی وقت‌ها یک استارتاپ یا کسب‌وکار بعد از برگزاری یک نشست خبری گلایه کرده که خبرنگارهایی که در نشستش حضور داشته‌اند خبری از رویداد کار نکرده‌اند. وقتی دقیق‌تر توضیح داده‌اند مشخص شده خبرنگارها و رسانه‌هایی را دعوت کرده‌اند که حوزه فعالیت‌شان ربطی به موضوع نشست خبری آن‌ها نداشته! و این یعنی همان ماجرای چای و نسکافه که بالاتر گفتیم!!!
پس بهتر است برای اینکه محتوای ارائه‌شده در نشست خبری درست منتشر و در میان کسانی که برای شما مهم هستند دست به دست شود، هم لیست معقولی از رسانه‌ها و خبرنگاران را آماده کنید، هم به شیوه‌ای درست از آن‌ها دعوت کنید و هم بعدا مراقبت کنید که محتواهایی که آن‌ها منتشر کرده‌اند خطا و ابهامی نداشته باشند.
پایش محتوای نشست خبری بعد از انتشار
یکی از کارهایی که بعد از برگزاری نشست خبری‌تان باید انجام دهیم پایش خبرها و مطالبی است که از نشست خبری‌تان در رسانه‌های مختلف منتشر شده است.
ممکن است برخی رسانه‌ها برخی آمار ارائه‌شده در رویداد خبری شما را درست متوجه نشده باشند و مطلب نادرستی منتشر کرده باشند؛ ممکن است در حاشیه رویداد یکی از مدیران کسب‌وکارتان اطلاعات ناقصی را به یک خبرنگار داده که نیاز به توضیح اضافه داشته باشد، ممکن است عکس بی‌کیفیتی که یک خبرنگار با موبایل گرفته از رویداد شما کار شده باشد و…
از این رو با رصد خبرهای منتشر شده از نشست خبری خود می‌توانید نواقصی از این دست را سریع شناسایی و برطرف کنید تا محتوایی که از این رویداد در حافظه رسانه‌ها یا اینترنت به یادگار باقی می‌ماند کم‌نقص و بهترین باشد.
بودجه یا هزینه یک نشست خبری
بودجه یک نشست خبری وابسته به نوع تشریفات، تعداد رسانه‌هایی که مدنظر است، هدف‌گذاری توزیع خبر و بسیاری متغیرهای دیگر وابسته است. یک نشست خبری را می‌توان با ۸ میلیون تومان برگزار کرد، همان نشست را با یک مقیاس بزرگتر می‌توان با ۵۰ میلیون تومان برگزار کرد.
ما آمادگی داریم با توجه به نیاز برندها در جلسات مشاوره، به یک جمع‌بندی دقیق برای مشخص کردن بودجه یک نشست خبری کمک کنیم.
آنچه ما برای برگزاری نشست خبری شما انجام می‌دهیم
الف- در زمینه تشریفات یک نشست خبری، به برند شما مشاوره می‌دهیم. جزئیات اجرایی را از قبل با شما بررسی و خطاها و تهدیدهای احتمالی را پیش‌بینی و برای آن‌ها راهکار ارائه می‌کنیم.
تجربه خودمان را در نشستهای خبری مختلف که یا برگزارکننده آن‌ها بوده‌ایم یا به عنوان رسانه در آن‌ها شرکت کرده‌ایم را در اختیار تیم اجرایی و مدیریتی شما می‌گذاریم. در صورتی که شما امکان یا توان برگزاری تشریفات رویداد را نداشته باشید؛ یا تیمی تخصصی را برای اینکار به شما معرفی می‌کنیم یا با کمک خودتان، خودمان برنامه‌ریزی آن را انجام می‌دهیم!
ب- تخصص اصلی ما محتواست. متناسب با زمینه فعالیت برند شما و خبری که می‌خواهید در نشست خبری‌تان منتشر کنید یا توضیحی که قصد دارد درباره یک اتفاق بدهید، محتوایی رسانه‌پسند و وایرال‌شدنی به شما پیشنهاد داده و تدوین می‌کنیم و شکل مناسب ارائه آن را هم به شما می‌گوییم.
ج- ما به شما کمک می‌کنیم که رسانه‌ها و کانال‌های توزیع خبرتان را شناسایی، دعوت کرده و از حداکثر توان آن‌ها برای انتشار محتوای نشست خبری‌تان استفاده کنید. از رسانه‌هایی که رایگان می‌توانید از آن‌ها بهره بگیرید تا رسانه‌هایی که قبل از برگزاری رویداد خبری‌تان می‌بایست با آن‌ها توافق مشخصی را به سرانجام برسانید. از رسانه‌های شخصی یا همان صفحات پربازدید فضای مجازی تا خبرنگار تخصصی سرویس اقتصادی یک خبرگزاری سراسری.
به‌طورکلی رسیدن به یک موفقیت ۸۰ درصدی در توزیع محتوای نشست‌تان در رسانه‌های مدنظرتان یک هدف‌گذاری مناسب است که ما تلاش خواهیم کرد آن را محقق کنیم.
