اگر بخواهیم کمی دقیق‌تر به موضوع مدیریت زمان برای کارآفرین‌ها بپردازیم، خواهیم دید که ضرب‌المثل "وقت طلاست" چندان هم بی‌حکمت نیست! چون زمان هم درست مثل طلا بالأخص در عصر حاضر، به گوهری کمیاب تبدیل شده که دستیابی به آن و ذخیره‌اش بسیار پرهزینه و دشوار است. کارآفرینان برای مدیریت هر جنبه‌ای از کسب‌وکار و حفظ آن در مسیر درست، قبل از هر چیز به زمان نیاز دارند. وقتی یک کارآفرین زمان کافی در اختیار داشته باشد و به شکلی هوشمندانه از آن استفاده کند، می‌تواند کارهای خارق‌العاده‌ای انجام دهد.
مدیریت زمان برای کارآفرین‌ها، بیش از هر فرد دیگری، ضرورت دارد. کارآفرین‌ها، هر روز با فهرست بلندی از امور تجاری و شخصی روبرو می‌شوند که باید آن‌ها را انجام دهند و همین باعث می‌شود خیلی اوقات، برای تکمیل کارهایشان با مشکل کمبود زمان مواجه شوند. اینجاست که اهمیت مدیریت زمان خودش را به‌خوبی نشان می‌دهد. تا انتهای این مطلب را بخوانید تا با هفت روش مؤثر در ارتباط با مدیریت زمان برای کارآفرین‌ها آشنا شوید.
۱- تعیین حدومرز
هرچند انعطاف‌پذیری و در دسترس بودن، دو ویژگی مثبت محسوب می‌شوند اما گاهی می‌توانند فرایند مدیریت زمان برای کارآفرین‌ها را مختل کنند. وقتی صحبت از ارزشمندترین دارایی دوران، یعنی زمان به میان بیاید، باید بتوانید گاهی هم به درخواست‌ها پاسخ منفی دهید و برای اینکه زمانتان را در اختیار دیگران قرار دهید، حدومرزی تعیین کنید. بنابراین از شرکت در جلسات برنامه‌ریزی نشده‌ای که اهمیت زیادی ندارند یا ویدئوکنفرانس‌هایی که فقط زمانتان را تلف می‌کنند، اجتناب کنید. علاوه بر این، برای تماس‌های برنامه‌ریزی‌شده و همین‌طور جلسات روزانه و هفتگی‌تان نیز به لحاظ زمانی، حدومرزی تعیین کنید تا سپری شدن زمانتان در چنین رویدادهایی، از انجام سایر امور مهم، غافلتان نکند.
۲- مدیریت فرایند کسب‌وکار
یکی دیگر از روش‌های مؤثر که به مدیریت زمان برای کارآفرین‌ها کمک می‌کند، مدیریت فرایند کسب‌وکار (BMP) است. مدیریت فرایند کسب‌وکار به مجموعه‌ای از روش‌ها گفته می‌شود که از طریق آن‌ها، فرایندهای کسب‌وکار، تحلیل و کنترل شده و به‌طور مستمر بهبود می‌یابند. این فرایند به شکلی اعجاب‌انگیز، بازدهی زمانی فرایندهای تجاری را افزایش می‌دهد. فراموش نکنید که عدم بهینگی زمانی در انجام فرایندهای کاری، نقش بسیار پررنگی در اتلاف زمان ایفا می‌کند و اساساً یکی از دلایل اجرای روش‌هایی مثل ارزیابی کار و زمان، کاهش زمان انجام فعالیت‌هاست. فرایند مدیریت کسب‌وکار، خطاها و نیاز به دوباره‌کاری‌ها را به حداقل می‌رساند. به‌عبارت‌دیگر، در این روش، هدف آن است که با افزایش بهره‌وریِ یکی از دارایی‌های اساسی (کسب‌وکار)، زمینه‌ای برای افزایش بهره‌وری دارایی اساسی دیگر کسب‌وکار، یعنی زمان فراهم شود.
۳- استفاده حداکثری از فناوری
نرم‌افزارهای زیادی وجود دارند که به‌طور اختصاصی، با هدف کمک به مدیریت زمان برای کارآفرین‌ها در محیط شرکت یا سازمان طراحی و عرضه شده‌اند. نرم‌افزارهایی مثل پیام‌رسان‌ها و ابزارهایی مثل ویدئوکنفرانس‌ها نیاز به سفرهای خسته‌کننده و زمان‌بر فیزیکی را به حداقل می‌رسانند. علاوه بر این‌ها، نرم‌افزارهایی که هم امکان پرداخت خودکار قبوض و انجام امور مشابه را فراهم می‌سازند، به صرفه‌جویی زمانی کمک شایان‌ذکری کنند.
۴- اولویت‌بندی و تمرکز بر انجام هوشمندانه کارها
در مدیریت زمان برای کارآفرین‌ها، اولویت‌بندی کارها بسیار مهم است. احتمالاً شما هم شنیده‌اید که کارآفرین‌ها، با فشار خردکننده‌ای از حجم کاری روبرو هستند و برای رسیدن به اهدافشان، سخت کار و تلاش می‌کنند. صدالبته که سخت گوشی، قابل‌تحسین است و یکی از لازمه‌های موفقیت محسوب می‌شود؛ اما در کنار سخت‌کوشی، باید هوشمندی در انجام امور را هم چاشنی کارتان کنید. یعنی بدانید تمرکز و انرژی‌تان را در وهله اول باید روی چه حوزه‌هایی از کسب‌وکار بگذارید. این حوزه‌ها همان بخش‌هایی هستند که برای کسب‌وکارتان، ارزش افزوده ایجاد می‌کنند.
یادتان باشد که انجام درست کارها، هرگز به‌تنهایی کافی نخواهد بود؛ بلکه شما باید بتوانید، کارهای درست را نیز به‌خوبی تشخیص دهید. انجام درست کارهای درست است که عناصر کارایی و اثربخشی را به‌طور هم‌زمان، به کالبد کسب‌وکارتان تزریق می‌کند. تمرکز روی فعالیت‌های ارزش‌افزا، مدیریت زمان برای کارآفرین‌ها را ساده‌تر می‌کند و باعث می‌شود شانس بیشتری برای دستیابی به نتایج چشمگیر داشته باشند.
۵- از تفویض اختیار نترسید
از دیگر الزامات مدیریت زمان برای کارآفرین‌ها، تفویض اختیار است. درک می‌کنیم که مایل نیستید انجام کارهایی را که روی کسب‌وکارتان، تأثیر می‌گذارند، به دیگران بسپارید. به‌هرحال، کسب‌وکارِ شخصی را گاهی به فرزند کارآفرین تشبیه می‌کنند؛ همان‌قدر دُردانه و شیرین! اما باور کنید اگر قرار باشد خودتان همه کارها را انجام دهید، نمی‌توانید استفاده مؤثری از زمانتان داشته باشید.
بنابراین به این وسوسه که بخواهید خودتان کنترل همه چیز را به دست بگیرید، بی‌اعتنایی کنید. بالأخص اموری را که هر فرد دیگری قادر است آن‌ها را انجام دهد، رها کنید. ممکن است این کار در اوایل راه، مستلزم آموزش دیگران و صرف زمان و هزینه باشد اما مطمئن باشید خیلی زود از منافع ارزشمند چنین تصمیمی، نفع خواهید برد.
۶- یادگیری بر اساس نیاز
این روش که به آن یادگیری Just-in-Time (درست به‌موقع) هم می‌گویند، ملزمتان می‌کند به‌جای آنکه وقتتان را صرف یادگیری چیزهای مختلف کنید، فقط برای یادگیری آن دسته از مهارت‌ها یا دانش‌هایی زمان بگذارید که واقعاً برای کسب‌وکارتان کاربردی و مفید هستند و می‌توانند در رسیدن به اهداف تجاری، کمکتان کنند.
البته برخورداری از روحیه‌ی یادگیری مستمر، یک خصیصه بسیار مثبت است اما حواستان باشد که به‌عنوان یک کارآفرین نمی‌توانید خودتان را در دنیای بی‌پایان فناوری‌ها و حوزه‌های دیگر، غرق کنید؛ آموختن مبتنی بر نیاز و به‌موقع، کیفیت یادگیری‌تان را نیز بهبود می‌بخشد. چون شما بلافاصله قرار است آنچه را می‌آموزید، در عمل اجرا کنید و دیگر از تئوری‌هایی که امروز می‌خوانید و شاید تا آخر دنیا هم مجالی برای عملی کردن آن‌ها پیدا نکنید، خبری نخواهد بود!
۷- کنار گذاشتن افراط در برنامه‌ریزی و تفکر
شاید منتظر ماندن برای یافتن راهکاری کامل که بهترین نتیجه ممکن را عایدتان کند، ایده وسوسه‌انگیزی به نظر برسد اما مطمئن باشید که چنین رویکردی، بدترین نوع استفاده از زمان است که همه تلاش‌ها در راستای مدیریت زمان برای کارآفرین‌ها را به باد می‌دهد!
به‌محض آنکه تحقیقاتتان را انجام دادید و به اطلاعات موردنیازتان دسترسی پیدا کردید، باید کار را آغاز کنید. با همه جزئیات و همین‌طور حالات و متغیرهای احتمالی، به شکل افراطی درگیر نشوید! گاهی کمال‌گرایی و منتظر ماندن برای مناسب‌ترین حالت ممکن تبدیل به عاملی می‌شود که اجازه نمی‌دهد هرگز اقدام مؤثری انجام دهید. بنابراین در این تله‌ی ذهنی خطرناک که اتفاقاً به شکلی فریبکارانه، درست هم به نظر می‌رسد، گرفتار نشوید!
سخن آخر
در پایان فراموش نکنید که مدیریت زمان برای کارآفرین‌ها، مثل هر فرایند دیگری، یک جریان مستمر است که همواره می‌توانید آن را بهبود دهید. بنابراین باید به‌طور دائم، برنامه‌های زمانی‌تان را مورد بررسی قرار داده و چنانچه لازم است، در آن‌ها تجدیدنظر کنید.
