۳ لیست متفاوت درست کن

کیم کاوپ، هم‌بنیانگذار شرکت سوپرفن، ایده درست‌کردن ۳ لیست را مطرح می‌کند. وقتی درباره خلاقیت مدیریت زمان از او سوال شد، گفت که لیست‌های انجام کار متفاوتی را در طول روز می‌نویسد. «در طول روز، به جای آنکه یک لیست بنویسم تا بدانم چه کارهایی را باید انجام بدهم، ۳ لیست می‌نویسم. هر کدام از لیست‌ها موضوعات متفاوتی دارند.

لیست اول مربوط به پروتکل‌های بهداشتی هر‌روزه می‌شود. لیست دوم، کارهایی است که قبل از کرونا در حال توسعه‌شان بودم. سومین لیست، فرصت‌هایی است که برای ادامه کار و تجارتم به آنها نیاز دارم.

شاید مردم از خدمات ما استفاده نکنند، شاید باید بیشتر از کسب‌وکارمان اطلاعات داشته باشند. پس من هدفی را برای خودم تعیین کردم تا بتوانم هر کدام از لیست‌هایم را به‌خوبی انجام دهم. هر روز و هر هفته، لیست‌هایم را بررسی می‌کنم تا ببینم چه کارهایی انجام شده و چه کارهایی را باید انجام بدهم».

تغییر ایجاد کن

کریستین شیندلر، مدیرعامل شرکت پث‌اسپات، درباره مدیریت زمان در روزهایش ایده جالبی دارد. کریستین می‌گوید: «متوجه شدم که دلم برای سفر تنگ شده به همین خاطر تغییر ایجاد کردم. برنامه‌ای برای خودم ساختم تا بتوانم استراحت کنم. در این برنامه، احساساتم را بازسازی کردم. روزم را با دوچرخه‌سواری یا پیاده‌روی در محله‌مان شروع می‌کردم».

برنامه زمانی پایانی تعیین کن

لاتیشیا آستین، موسس موبایل اسفوستیکیت، ایده جالبی دارد. از نظر لاتیشیا آستین، بهتر است وقفه‌ای در کارمان ایجاد کنیم. برای همین لاتیشیا همیشه دو زمان متفاوت برای پایان کار تعیین می‌کند. «من به دو فرایند توقف نرم و توقف سخت معتقدم. زنگ هشدار تلفن همراهم را برای ساعت ۳ عصر تنظیم می‌کنم تا هر روز هفته بیرون بروم؛ این زمان‌بندی نرم است.

اگر بتوانم کارم را قطع می‌کنم و اگر نه، آلارم را خاموش می‌کنم. اگر نتوانم دست از کار بکشم، ذهنم را برای توقف بعدی آماده می‌کنم. ساعت ۵ عصر زنگ دوم زده خواهد شد و اگر مطمئن شدم که دیگر نمی‌توانم کار کنم، بیرون می‌آیم و کارهای دیگر زندگی‌ام را ادامه می‌دهم».

فضاهای جدید بساز

ماتیاس مترنیچ، مدیرعامل شرکت آرت آو اسپورت، برای این روزهای قرنطینه که مردم دنیا مجبور هستند در خانه کار کنند، ایده خوبی را مطرح می‌کند. به گفته ماتیاس «من فضاهای مختلفی را برای کار در خانه به وجود آورده‌ام تا به‌راحتی زمانم را مدیریت کنم.

فضای خانه را تبدیل به ورزشگاه، اتاق کار، اتاق کنفرانس و اتاق خواب کرده‌ام. در این‌صورت برای آنکه بخواهم به کارهایم برسم، باید از یک اتاق به اتاق دیگری بروم. ایجاد فضاهای نو باعث می‌شود در یک فضای ثابت باقی نمانم و به‌راحتی برنامه‌هایم را به انجام برسانم».

در مواقع نیاز، بگو نه

چارلز ژانگ، موسس و مدیرعامل آزازی می‌گوید: «معمولا برای کارمندان و اطرافیانم، فرد در دسترسی هستم که ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کند و باید به تماس‌های زیادی در روز پاسخ بدهم. اشخاص زیادی در طول روز با من کار دارند تا به آنها مشاوره بدهم. اما در حال حاضر، من ۲فرزند دارم و به وقت کافی برای آنها نیاز دارم.

یادگرفته‌ام که در صورت نیاز به گروهی که با آنها کار می‌کنم یا دیگر اشخاصی که با من کار دارند، نه بگویم. مدیر اجرایی در حال حاضر برخی از کارهای من را انجام می‌دهد. به عنوان مثال، من دیگر به طور مستقیم کسی را استخدام نمی‌کنم». ایده چارلز ژانگ، برای هر مدیر استارتاپی مناسب است. حتی افرادی که مدیر نباشند نیز برای مدیریت زمان، نباید همیشه بله بگویند. گاهی لازم است بگویی «نه».

اولویت‌بندی فراموش نشود

تیفانی ویلیامز، مدیرعامل ریچ‌ گرل کالکتیو، تجربیات خود را درباره مدیریت زمان اینگونه بیان می‌کند: «راه‌اندازی یک تجارت آنلاین و مادر تمام‌وقت بودن، نیازمند کارهای زیادی است که گاهی دیوانه‌کننده هستند. پیش از این، عادت داشتم لیست‌های روزانه طولانی بنویسم و وقتی کارها انجام می‌شد، کارهای جدیدی را به لیستم اضافه می‌کردم. در حال حاضر، برای مدیریت زمانم سه چیز را در طول روز اولویت‌بندی می‌کنم و دیگر نگران کارهای بعدی لیست نمی‌شوم».