پروژه‌ای که قرار است آینده شغلی شما را تضمین کند؛ پروژه‌ای که قرار است که همه چیز را اطراف شما تغییر دهد و شما را وارد دنیای چالش‌ها کند؛ پروژه‌ای که تیم شما از حالا تا ۵سال دیگر درگیرش خواهند بود. اگر وضعیت همین است که می‌گوییم، بنابراین شما در اولین قدم باید پروژه‌تان را به تایید یک سرمایه‌گذار برسانید، اولویت‌بندی کنید و منابع مناسب برای انجام آن را تهیه کنید.
گزارش ایمینو را درباره استراتژی‌های مدیران موفق برای انجام پروژه مطالعه کنید:
۱- ایده خود را به اهداف سازمانی‌تان گره بزنید
این موضوع آنقدر مهم است که واقعا نمی‌شود گفت چقدر باید بر آن تاکید کرد تا کافی باشد. قبل از اینکه ایده‌تان را در جلسات عنوان کنید و یا در جلسه رسمی پرزنت‌کردن ایده خود شرکت کنید، سعی کنید ایده خود را در هماهنگی با اهداف شرکت یا سازمان خود بررسی کنید. برای مثال، اگر سازمان شما به عنوان یک کل قصد دارد سهم بازارش را در آمریکای جنوبی افزایش دهد و پروژه شما در راستای کاستن از ریزش مشتری در اروپا‌ست، نبرد سختی برای قبولاندن ایده‌تان به مدیران بالا‌دستی در پیش رو دارید.
کمی عقب برگردید و سخنان مدیران خود را که در تمامی جلسات بر زبان آورده‌اند و همچنین بیانیه‌ها و اطلاعیه‌های سازمان‌تان را به یاد آورید. آن ایمیل‌های کاری که با بی‌توجهی از کنارشان گذشته و پاک‌شان کرده‌اید را بار دیگر بخوانید. کمی حوصله و دقت به خرج دهید، احتمالا راه خود را خواهید یافت.
البته اگر ایده‌تان دقیقا آن‌چیزی نیست که شرکت به دنبالش است، به صورت اتوماتیک آن را دور نیندازید، بلکه از زوایای مختلف آن را بررسی کنید و ببینید می‌توانید چیزی در آن پیدا کنید که آن را به تصویر بزرگ اهداف شرکت به شکلی پیوند دهد. در عین حال به این هم فکر کنید که اگر ایده‌تان کمی پرت است، معنایش این نیست که هیچ فضایی برای خلاقیت وجود ندارد. گاهی اوقات همه کاری که باید انجام دهید، این است که زاویه نگاهتان را کمی تغییر دهید و از یک ایده «بی‌ربط» یک ایده «مربوط» بسازید.
۲- نشان دهید که درک درستی از مشکلات دارید
افراد اغلب راه‌حل‌های شما را نمی‌پذیرند مگر اینکه آنها را وادار کنید تا ایمان بیاورند شما درک درستی از مشکلات دارید و اساسا به مشکلاتی که قرار است در آینده در سر راه قرار بگیرد نیز فکر کرده‌اید.
برای مثال، تمرین قالب‌بندی مشکلات در Atlassian Team Playbook شما را وادار می‌کند به این موارد فکر کنید:
چه کسی؛ چه کسی این مشکل را دارد؟ آیا بررسی کرده‌اند که این مشکل واقعا وجود دارد یا خیر؟ می‌توانید اثباتش کنید
چیست؛ ماهیت مشکل چیست؟ چه تحقیقات و شواهدی درباره این مشکل در اختیار دارید؟
چرا؛ چرا این مشکل ارزش حل‌کردن را دارد؟ این مشکل چه تاثیری بر مشتری‌ها و تیم داخلی سازمان دارد؟
کجا؛ ریشه مشکل کجا‌ست؟ آیا شما یا تیم‌تان این مشکل را در محدوده خودش بررسی کرده‌اید؟
برای اینکه پرزنت‌کردن خود را تاثیرگذارتر کنید، یک داستان حول محور همان مشکل بسازید که شخصیت‌های انسانی داشته باشد. شخصیتی خیالی بسازید که مخاطبان شما بتوانند با او ارتباط برقرار کنند و درباره تاثیر این مشکل بر زندگی آن شخصیت خیالی صحبت کنید. سپس به مخاطبان خود رو کنید و ایده خود را بیان کرده و راه‌حل مشکل را ارائه کنید.
۳- شمه‌ای مختصر و مفید و اقناع‌کننده از ایده خود را بیان کنید
حتما درباره حرکت آسانسوری چیزی شنیده‌اید؛ سعی کنید خلاصه‌ای از ایده خود را بیان کنید. آنقدر خلاصه که بتوانید آن را در آسانسور برای نفر کناری خود تعریف کنید و وقتی که قرار شد ایده خود را در یک جلسه رسمی برای افراد تصمیم‌گیر بیان کنید، از الگوی زیر استفاده کنید:
برای «مشتری/ مخاطب هدف» که می‌خواهد(نیاز دارد/ تمایل دارد)، «ایده/ پروژه» یک طبقه‌ای از بازار است که «سودآور» است.
برای مثال «برای خوانندگان آینده‌نگری که می‌خواهند بزرگ‌ترین و برجسته‌ترین ایده خود را در اولویت قرار دهند، این راهنما منبعی است که آنها را به استراتژی‌ها و تکنیک‌هایی که برای موفقیت مورد نیاز است، مجهز می‌کند».
ممکن است ایده خود را با چند تگ‌لاین ارائه کنید و یا جملات کوتاهی که مثل تیتر باشند، در آن به کار ببرید. اما حواستان باشد که ایده خودتان را با پروژه‌های مشهور محصولات و یا خدمات مشهور مقایسه نکنید. این ایده متعلق به شما‌ست. هرگز پرزنت‌کردن ایده خود را با اعتبار دادن به شخصی دیگر آغاز نکنید. به علاوه، هیچ کسی نمی‌خواهد درباره آمازون یا نتفلیکس چیزی بشنود؛ آنها می‌خواهند ایده شما را بشنوند.
۴- رئوس جدول زمانی و منابع مورد نیاز پروژه را مشخص کنید
تهیه نقشه راه پروژه و سنجیدن موانع و ارائه تخمینی تقریبی درباره زمان تکمیل آن نشان می‌دهد که شما به کل پروژه خوب فکر کرده‌اید و آمادگی دارید آن را هر زمانی آغاز کنید. البته سعی نکنید در این خصوص بیش از حد غلو کنید. مسلما قصد ندارید جدول زمانی ارائه کنید که نمی‌توانید به آن پایبند بمانید. اگر تخمین زده‌اید که پروژه شما به ۳۰ دقیقه وقت یک حسابدار نیاز دارد، اطمینان حاصل کنید که تخمین شما درست است.
حتما این تخمین را با یک حسابدار واقعی مطرح کرده و راستی‌آزمایی کنید. این رویه باید در خصوص بودجه مورد نیاز برای پروژه نیز رعایت شود. مسلما از شما خواهند پرسید اعداد و ارقامتان را از کجا آورده‌اید تا مطمئن شوند شما جواب قانع‌کننده‌ای در آستین دارید. البته شما باید سعی کنید این بخش از پروژه را خیلی ساده و مختصر بیان کنید اما همواره برای سوالات احتمالی آماده باشید.
۵- توضیح دهید که مقیاستان برای سنجش موفقیت چیست
در اینجا «سنجش» کلمه کلیدی است. رئیس شما و دیگر سهامداران از شما خواهند خواست ارقامی را برایشان بیان کنید. اگر قرار نیست که موفقیت پروژه بر مبنای ارقام بیان شود، بنابراین باید توضیح دهید که چطور دیتاهای کمی را جمع‌آوری می‌کنید و چطور تعیین می‌کنید که پروژه موفقیت‌آمیز بوده یا خیر.
آیا شبکه‌های اجتماعی را برای سنجش موفقیت و خوشنامی برند خود مانیتور می‌کنید؟ آیا بازخوردهای کارکنان را درباره تغییرات ایجاد شده در سیاست شرکت جمع‌آوری می‌کنید؟ مطمئن شوید کدام نشانه به شما می‌گوید که شما در مسیر درستی حرکت می‌کنید.
۶- درباره نقاط ضعف و ناشناخته‌ها صادق باشید
هیچ اشکالی ندارد اگر برخی سوالات بی‌پاسخ در میان باشد و یا تصوراتی که نیاز باشد راستی‌آزمایی شوند و یا ریسک‌هایی که نیاز باشد مورد محاسبه و سنجش قرار بگیرند. گاهی اوقات هیچ نیازی نیست شما به همه جزئیات فکر کنید. گاهی اوقات زمان فکر‌کردن به جزئیات بعد از تایید پروژه است. تنها کاری که باید بکنید این است که در این خصوص ذهنتان را باز بگذارید تا سهامداران بعدها غافلگیر نشوند. البته بد نیست که سعی کنید پوستری برای پروژه خود را تهیه کنید که در آن جزئیات مبهم و فراز و نشیب‌هایش درج شود.
۷- اگر می‌توانید از پاورپوینت اسلاید استفاده نکنید
این کار زمان‌بر است. بهتر است زمانی را که صرف این کار می‌کنید، صرف فکر کردن روی پروژه کنید. در بسیاری از موارد اگر واقعا بر آنچه که می‌خواهید بیان کنید مسلط باشید، خواهید توانست بدون اسلاید ایده خود را پرزنت کنید. در چنین مواردی حتی نیازی به یادداشت‌هایتان نیز نخواهید داشت. بسته به اینکه سایز پروژه شما چقدر است، شاید بتوانید در جلسات دو‌نفره با رئیستان، ایده خود را پرزنت کنید. البته ممکن است در سازمان شما فرهنگ استفاده از پاورپوینت بسیار ریشه‌دار باشد و شما آنقدر قدرت نداشته باشید در مقابل این فرهنگ بایستید.
اگر اینطور است و شما مجبور به استفاده از پاورپوینت هستید، سعی کنید با استفاده از برند کمپانی خود و استفاده از رنگ‌ها، اسلاید‌های جذاب و خیره‌کننده بسازید. سعی کنید در اسلایدها از جدول، دیاگرام و دیگر عکس‌ها استفاده کنید. اگر روی اسلایدها متن زیاد بنویسید، مخاطبان شما به جای اینکه به سخنان شما گوش کنند، توجهشان را به خواندن متن اسلایدها معطوف کرده و از شما غافل می‌شوند.
۸- سعی کنید مخاطب را شگفت‌زده کرده و به وجد آورید
سعی کنید نشان دهید که این پروژه می‌تواند فراتر از جلب رضایت مشتری نیز حرکت کند. آیا می‌توانید از انتظارات آنها فراتر بروید؟ آیا می‌توانید لبخند را بر لب مخاطبانتان بنشانید؟ اگر در همان لحظه چیزی به ذهنتان نرسید، سعی کنید از تکنیک گذاشتن خود جای مخاطب، بهره بگیرید. سعی کنید بفهمید چشم‌انداز و نگاهشان چیست و چه چیزی ممکن است آنها را به وجد آورد.
مشتری هدف خود را در نظر بگیرید و این سوالات را از خودتان بپرسید:
نگرانی‌ها و آرزوهایشان چیست؟ چه چیزی برایشان خیلی مهم است؟
چه چیزهایی از دوستان، همکاران و دیگر افراد تاثیرگذار می‌شنوند؟
محیط زندگی و کارشان چگونه است؟
رفتارشان با دیگران چطور است؟ در جمع چه رفتاری دارد و در خلوت چه رفتاری؟
موانعی که پیش‌رو دارند، چیست؟
به دنبال به‌دست آوردن چه چیزی هستند؟
همه این تکنیک‌ها را یک‌جا جمع کنید
ارائه خود را سازماندهی کنید و داستان ایده خود را نه‌تنها در قالب حقایق و آمار و ارقام، بلکه در قالب کلمات و احساسات انسانی بیان کنید. نشان دهید که تاثیر ایده شما بر افراد چیست و این پروژه دقیقا چطور ممکن است زندگی‌شان را تغییر دهد. در این خصوص صحبت کنید که ایده شما چطور می‌تواند به افراد حاضر در اتاق کمک کند تا به اهدافشان برسند.
سعی کنید ابزارهای لازم را برای کامل‌کردن ایده خود همراه داشته باشید و مثلا برای ایده خود پوستری طراحی کنید. سعی کنید خلاصه و جزء به جزء ایده خود را مطرح کنید تا بعدها هر کسی بتواند به هر جزئی که خواست، ارجاع دهد.
